HR & Personal
Qualifizierte Signaturen für Personalabteilungen
Arbeitsverträge, Befristungen, Vereinbarungen: Viele Personaldokumente brauchen eine belastbare Unterschrift. OneSign liefert die qualifizierte elektronische Signatur dafür. Wo das Arbeitsrecht die elektronische Form ausschließt, sagen wir das offen.
Die Ausgangslage
Unterschriften per Post
Verträge werden gedruckt, verschickt, unterschrieben und zurückgeschickt. Neue Mitarbeitende warten, und die Personalakte bleibt unvollständig.
Formfehler mit Folgen
Eine Befristung ohne wirksame Schriftform gilt als unbefristet. Eine einfache elektronische Unterschrift reicht dafür nicht.
Verteilte Standorte
Führungskräfte und HR sitzen oft an unterschiedlichen Orten. Wer unterschreiben muss, ist selten dort, wo das Papier liegt.
Wofür Sie OneSign nutzen
Befristete Arbeitsverträge
Die Befristung eines Arbeitsvertrags braucht die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Die QES kann sie ersetzen, weil das Gesetz die elektronische Form hier nicht ausschließt (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB).
Nach § 126a Abs. 2 BGB müssen bei einem Vertrag beide Seiten qualifiziert signieren. Mit OneSign unterschreibt je Signaturanfrage eine Person; für den Arbeitnehmer braucht es ein eigenes Zertifikat. Im Einzelfall prüfen.
Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen
Seit 2025 darf der Nachweis nach dem Nachweisgesetz in vielen Fällen in Textform erteilt und elektronisch übermittelt werden (§ 2 Abs. 1 NachwG). Ein qualifiziert signiertes PDF erfüllt die Textform.
Nicht in Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, zum Beispiel Bau oder Gastronomie. Beschäftigte können außerdem einen Nachweis in Schriftform verlangen. Im Einzelfall prüfen.
Arbeitszeugnis
Seit 2025 kann das Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).
Ohne diese Einwilligung bleibt es beim Zeugnis auf Papier. Im Einzelfall prüfen.
Zusatzvereinbarungen und interne Freigaben
Vereinbarungen ohne gesetzliche Formvorschrift, Richtlinien und Freigaben durch die Geschäftsführung lassen sich qualifiziert signieren. Die QES bringt hier vor allem hohen Beweiswert (§ 371a ZPO).
Nicht elektronisch: Kündigung und Aufhebungsvertrag
Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses brauchen die Schriftform auf Papier. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB).
Hier hilft auch eine QES nicht. Bitte verwenden Sie weiterhin die handschriftliche Unterschrift.
So arbeiten Sie damit
Im Browser
Personalabteilungen arbeiten meist im Browser: Vertrag als PDF hochladen, Unterzeichner wählen, Signaturfeld platzieren, unterschreiben und das signierte PDF in die Personalakte übernehmen. Die Rolle Betrachter eignet sich für Kolleginnen und Kollegen, die nur einsehen sollen.
Per API
Wenn Ihre HR-Software die Verträge erzeugt, kann sie OneSign über die REST-Schnittstelle ansprechen und das signierte Dokument direkt zurück in die Personalakte legen. Fragen Sie dazu Ihren Softwareanbieter.
Häufige Fragen
Kann ich Kündigungen mit OneSign unterschreiben?
Nein. Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses brauchen nach § 623 BGB die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine QES reicht dafür nicht.
Müssen auch die Beschäftigten ein Zertifikat haben?
Wenn das Gesetz die Schriftform für einen Vertrag verlangt, müssen beide Seiten qualifiziert signieren (§ 126a Abs. 2 BGB). Dann braucht auch die oder der Beschäftigte ein eigenes qualifiziertes Zertifikat. Ihre Organisation kann es in OneSign bestellen, die Person identifiziert sich per Video beim Zertifikatsaussteller.
Reicht eine QES für befristete Verträge?
Die Befristung verlangt die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG), und die elektronische Form ist dafür nicht ausgeschlossen. Mit qualifizierter Signatur beider Vertragsparteien kann sie deshalb die Schriftform ersetzen. Lassen Sie Ihre Vorlagen im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen.
Wo liegen unsere Personaldokumente?
Dokumente werden in der EU gespeichert, verschlüsselt übertragen und abgelegt und nach einer einstellbaren Frist gelöscht (Standard 90 Tage). Für die Personalakte laden Sie das signierte PDF herunter.
Passt OneSign zu Ihrem Ablauf?
Beschreiben Sie kurz, was Sie signieren möchten. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen.