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Rechtswirkung der QES und die Schriftform
Wann die QES die Schriftform ersetzt, wo die elektronische Form ausgeschlossen ist und welchen Beweiswert qualifiziert signierte Dokumente haben.
5 Min. Lesezeit · Stand: 26.09.2026
Die Grundregel: Art. 25 eIDAS
Art. 25 eIDAS enthält drei Aussagen zur Rechtswirkung elektronischer Signaturen:
- Keine elektronische Signatur darf vor Gericht nur deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist (Abs. 1).
- Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Abs. 2).
- Eine QES aus einem Mitgliedstaat wird in allen anderen Mitgliedstaaten als QES anerkannt (Abs. 3).
Wann eine handschriftliche Unterschrift überhaupt nötig ist, regelt eIDAS nicht. Das bestimmt das nationale Recht. In Deutschland sind das vor allem die Formvorschriften im BGB.
Formen im deutschen Recht
Die meisten Verträge und Erklärungen sind formfrei. Für einige schreibt das Gesetz eine bestimmte Form vor. Die wichtigsten Stufen:
| Form | Vorschrift | Was verlangt wird | Mit QES erfüllbar? |
|---|---|---|---|
| Formfrei | – | keine besondere Form | ja |
| Textform | § 126b BGB | lesbare Erklärung auf dauerhaftem Datenträger, Aussteller erkennbar | ja |
| Schriftform | § 126 BGB | eigenhändige Unterschrift auf Papier | ja, über die elektronische Form, soweit nicht ausgeschlossen |
| Elektronische Form | § 126a BGB | Name des Ausstellers und QES | ja |
| Öffentliche Beglaubigung | § 129 BGB | Unterschrift wird von einem Notar beglaubigt | nein |
| Notarielle Beurkundung | § 128 BGB | Erklärung wird vor einem Notar beurkundet | nein |
Die elektronische Form nach § 126a BGB
Nach § 126 Abs. 3 BGB kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Die elektronische Form verlangt zwei Dinge (§ 126a Abs. 1 BGB):
- Die ausstellende Person fügt dem Dokument ihren Namen hinzu.
- Sie versieht das Dokument mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur.
Bei einem Vertrag müssen beide Seiten jeweils ein gleichlautendes Dokument qualifiziert signieren (§ 126a Abs. 2 BGB). Unterschreibt nur eine Seite mit QES, ist die Schriftform für den Vertrag nicht erfüllt.
Wo die elektronische Form ausgeschlossen ist
Für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus oder verlangt eine strengere Form. Hier hilft auch eine QES nicht. Wichtige Beispiele:
- Kündigung und Auflösungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)
- Bürgschaftserklärung (§ 766 Satz 2 BGB)
- Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis (§§ 780 Satz 2, 781 Satz 2 BGB)
- Leibrentenversprechen (§ 761 Satz 2 BGB)
- Alles, was notarielle Beurkundung oder Beglaubigung verlangt, etwa Grundstückskaufverträge (§ 311b BGB)
- Eigenhändiges Testament (§ 2247 BGB)
Einzelne Ausschlüsse wurden in den letzten Jahren gelockert. So kann ein Arbeitszeugnis seit 2025 mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). Prüfen Sie deshalb immer die aktuelle Fassung der jeweiligen Vorschrift.
Beweiswert nach § 371a ZPO
Auch dort, wo keine Form vorgeschrieben ist, lohnt sich die QES: Ein elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur hat den Anschein der Echtheit (§ 371a Abs. 1 ZPO).
Praktisch heißt das: Das Gericht geht zunächst davon aus, dass die Erklärung von der Person stammt, die signiert hat. Wer das bestreitet, muss Tatsachen vortragen, die ernsthafte Zweifel begründen. Bei einer eingescannten Unterschrift oder einer E-Mail ist es umgekehrt.
Behörden und Gerichte
Gegenüber Behörden kann die Schriftform durch ein qualifiziert signiertes Dokument ersetzt werden, wenn die Behörde dafür einen Zugang eröffnet hat (§ 3a Abs. 2 VwVfG). Für Gerichte gelten eigene Regeln zur Einreichung elektronischer Dokumente, im Zivilprozess etwa § 130a ZPO. Die zulässigen Übermittlungswege sind dort gesetzlich festgelegt.
Checkliste für die Praxis
- Welche Form verlangt das Gesetz für dieses Dokument: keine, Textform, Schriftform oder notarielle Form?
- Ist die elektronische Form für diese Erklärung ausgeschlossen?
- Müssen mehrere Personen unterschreiben? Dann braucht jede ein eigenes qualifiziertes Zertifikat.
- Nimmt der Empfänger elektronische Dokumente an, etwa eine Behörde mit eröffnetem Zugang?
- Wie lange muss das Dokument prüfbar bleiben? Davon hängt das passende Signaturniveau ab, siehe Signaturformate und Niveaus.