Formulare: Angaben per Link sammeln

Mit einem Formular sammeln Sie Angaben über einen öffentlichen Link oder eine eingebettete Seite, etwa einen Antrag oder eine Anmeldung. Wer ausfüllt, braucht kein Konto. Jede abgesendete Antwort ist ein Eingang; auf Wunsch wird daraus ein Vorgang, den die Person unterschreibt.

Formular bauen

Unter „Neues Formular“ wählen Sie Name, Sprache, Profil und eine Startvorlage (leer oder „Adresse und Kontakt“). Das Profil (Standard, Öffentliche Stelle oder Kanzlei) bestimmt, welche Angaben vor dem Veröffentlichen nötig sind. Bauen und veröffentlichen dürfen Inhaber, Admins und Versender; Betrachter sehen Formulare und Eingänge nur.

• Eingaben: Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontrollkästchen, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Auswahlliste und ein verstecktes Feld, das nur per Link oder API gefüllt wird.
• Dateien: Das Feld „Datei-Upload“ nimmt PDF, Bilder oder Office-Dateien an. Sie legen erlaubte Dateiarten, Größe je Datei und Anzahl fest; die hochgeladenen Dateien stehen im Eingang. Im Live-Modus sind Dateifelder erst nach Freischaltung durch den Betreiber möglich: Bis dahin lehnt das Formular Uploads ab. Im Testmodus können Sie Dateifelder ausprobieren.
• Inhalte: Überschrift, Textabsatz und Hinweis, dazu Zustimmung und Einwilligung zum Datenschutz.
• Regeln: Elemente, Abschnitte und Seiten erscheinen nur, wenn frühere Antworten passen („Zeigen, wenn“), oder werden dann zur Pflicht („Pflicht, wenn“). Bis zu zehn Bedingungen lassen sich mit „und“ oder „oder“ verknüpfen; wählbar sind nur Felder, die davor stehen.

Veröffentlichen und testen

Vor dem Veröffentlichen prüft OneSign den Entwurf und listet Fehler und Warnungen. Der öffentliche Link bleibt bei späteren Versionen gleich; begonnene Eingänge füllen ihre Version zu Ende. Im Live-Modus braucht ein Formular Links zu Datenschutz und Impressum (aus dem Formular oder dem Auftritt) und freigegebene Rechtstexte der Plattform; fehlt etwas, meldet die Prüfung es. Öffentliche Stellen brauchen außerdem den Verantwortlichen mit Anschrift, eine Erklärung zur Barrierefreiheit und einen Weg, Barrieren zu melden.

Mit „Testen“ im Baukasten füllen Sie das Formular selbst aus. Testeingänge werden nach 24 Stunden gelöscht, zählen nicht zum Limit und lösen keine Benachrichtigung aus.

Teilen, einbetten, Zugang steuern

• Im Reiter „Teilen“ finden Sie den öffentlichen Link und den Code zum Einbetten. Eingebettet erscheint das Formular nur auf Websites, die Sie dort erlauben (https, ohne Pfad, höchstens zehn). Ohne Eintrag ist die Einbettung aus.
• Vorbelegte Links füllen Felder aus Ihrem System, zum Beispiel einen Namen oder eine Kundennummer. Die Werte stehen verschlüsselt im Link; schreibgeschützte Felder kann die Person nicht ändern.
• In den Einstellungen schalten Sie den Link ein oder aus, setzen ein Passwort, ein Limit für Eingänge und einen Einsendeschluss. Ist das Limit erreicht oder der Einsendeschluss vorbei, nimmt das Formular keine neuen Eingänge an.

Eingänge auswerten und weiterleiten

Der Reiter „Eingänge“ erscheint nach der ersten Veröffentlichung. Sie filtern nach Nummer, Name, E-Mail, Status, Zeitraum und Zuweisung, laden je Eingang das PDF, hochgeladene Dateien und den Nachweis herunter und exportieren Eingänge als CSV, JSON oder Excel. Benachrichtigungs-Mails enthalten keine Angaben aus dem Formular, nur einen Link zum Eingang.

Aus einem Eingang entsteht ein Vorgang: automatisch nach dem Absenden (Signatur am Ende, mit einer Vorlage in den Einstellungen) oder von Hand mit „An Vorgang weiterleiten“. Die einsendende Person unterschreibt einfach oder fortgeschritten, nie qualifiziert. Jeder Vorgang wird wie jeder andere abgerechnet; ist das Ausgabenlimit erreicht, entsteht keiner.

Aufbewahrung und Löschen

• Eingänge bleiben so lange gespeichert, wie Sie es je Formular einstellen (Standard 90 Tage; Eingänge im Testmodus werden nach 7 Tagen gelöscht). Danach werden Angaben, Dateien und PDF gelöscht; Nummer, Zeiten und Prüfsummen bleiben als Nachweis ohne Inhalt.
• Sieben Tage vorher erhalten die benachrichtigten Mitglieder sowie Inhaber und Admins einen Hinweis. Vor jeder Löschung entsteht ein CSV-Export, der 30 Tage abrufbar bleibt.
• Die Aufbewahrung ändern und einen Legal Hold setzen, der die Löschung stoppt, dürfen nur Inhaber und Admins.
• Ein archiviertes Formular nimmt keine Eingänge mehr an; seine Eingänge bleiben mit ihren Fristen erhalten.