Verträge und Fristen: Vertragsakten führen

Unter „Verträge“ führen Sie Vertragsakten mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung. OneSign zeigt die nächste Frist oben und erinnert die verantwortliche Person. Der Bereich gehört ab der Stufe Team zum Umfang.

Vertragsakte anlegen

Über „Vertrag anlegen“ gibt es drei Wege: eine leere Akte, eine Akte aus einer PDF-Datei (bis 50 MB; sie wird der Hauptvertrag, Version 1) oder eine Akte aus einem abgeschlossenen Vorgang ohne Vertragsakte. Beim dritten Weg sind Titel, Kategorie, Beginn, Schlagwörter, die externen Unterzeichnenden als Vertragspartner und der Absender als verantwortliche Person vorbelegt. Sie prüfen alles, bevor Sie speichern.

Eine Akte hat Titel, Kategorie, eine verantwortliche Person mit Stellvertretung, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung, Vertragspartner, Dokumente mit Versionen, Schlagwörter und einen Ordner. Eine neue Version ersetzt die frühere nicht: Beide bleiben sichtbar. Inhaber und Admins verwalten alle Akten, Versender ihre eigenen, Betrachter lesen. Unterzeichner sehen nur Akten, für die sie verantwortlich oder Stellvertretung sind oder die sie angelegt haben.

Fristen und Erinnerungen

Eine Akte kennt diese Fristarten: Laufzeitende, letzter Kündigungstag, Verlängerung, Frist zur Verlängerungsoption und eigene Fristen. Die Fristen-Ansicht zeigt alle offenen Fristen als Liste oder Monatskalender; erledigte Fristen markieren Sie dort. Fällt ein letzter Kündigungstag auf ein Wochenende, weist die Akte darauf hin.

• Fristen und Erinnerungen laufen erst, wenn die Akte aktiv ist. Zum Aktivieren braucht sie Titel, verantwortliche Person und Laufzeit.
• Erinnerungen kommen standardmäßig 90, 30 und 7 Tage vor Laufzeitende und letztem Kündigungstag, bei eigenen Fristen 1 und 7 Tage vorher. Je Frist lassen sich bis zu sechs Zeitpunkte zwischen 0 und 730 Tagen einstellen.
• Die Erinnerung geht an die verantwortliche Person und die Stellvertretung. Ist niemand eingetragen, bekommen sie Inhaber, Admins und die Stellvertretung.

Kündigung, Verlängerung, Archiv

• Eine Kündigung erfassen Sie mit Zugang, Art (ordentlich, außerordentlich oder einvernehmliche Aufhebung) und Wirksamkeit. Bei der ordentlichen Kündigung schlägt die Akte den frühestmöglichen Termin vor. Das Erfassen versendet nichts: OneSign versendet keine Kündigung. Ein Kündigungsschreiben können Sie als Vorgang senden und mit der Akte verknüpfen.
• Eine vereinbarte Verlängerung erfassen Sie in der Akte; sie zeigt vor der Bestätigung die neue Laufzeit und die Fristen.
• Archivierte Akten sind nur noch lesbar, ihre Erinnerungen enden. Eine laufende Akte lässt sich nicht archivieren.

Erinnerungen an Vertragspartner

Vertragspartner können eine sachliche Erinnerung an ausgewählte Fristen erhalten, mit Ihrem Namen, Pflichtangaben und einem Abmeldelink. Das schalten Inhaber, Admins und die verantwortliche Person (sofern sie Versender, Admin oder Inhaber ist) je Akte ein, nachdem sie Rechtsgrundlage und Ansprechpartner bestätigt haben. Heute geht allerdings in keinem Modus eine Erinnerung an Vertragspartner hinaus: Im Testmodus gehen keine Erinnerungen an Vertragspartner, im Live-Modus ist die Funktion bis zur rechtlichen Freigabe ausgeschaltet. Vorschau und Testversand an Sie funktionieren schon jetzt. Hat ein Vertragspartner widersprochen, lässt sich die Erinnerung für seine Adresse nicht wieder einschalten.

Aufbewahrung und Löschen

• OneSign ist kein Archivsystem. Aufbewahrungspflichtig ist Ihre Organisation; was Sie länger brauchen, bewahren Sie in Ihrem eigenen Archiv auf, zum Beispiel über den Export.
• Die Aufbewahrung einer Akte endet am 31.12. des Jahres, in dem der Vertrag endete, plus 6, 8 oder 10 Jahre nach der Voreinstellung der Kategorie oder eine eigene Dauer von 1 bis 30 Jahren. Danach wird die Akte mit ihren Dokumenten gelöscht; 30 Tage vorher gibt es einen Hinweis. Eine kürzere Aufbewahrung als die Voreinstellung legen nur Inhaber und Admins fest.
• Ein Legal Hold stoppt die Löschung, solange er besteht. Auch ihn setzen nur Inhaber und Admins.

Suchen, exportieren, auswerten

• Die Suche findet Titel und Angaben und auf Wunsch den Text der Dokumente, auch früherer Versionen. Gescannte Dokumente ohne erkannten Text lassen sich nicht durchsuchen.
• Der Export einer Akte ist ein ZIP mit allen Dokumenten, dem Verlauf und einem Inhaltsverzeichnis. Mehrere Akten lassen sich aus den Berichten gemeinsam exportieren; jede Akte bekommt im ZIP einen eigenen Ordner.
• Die Berichte zeigen fällige Fristen, Verträge je Zustand, laufende Verträge je Kategorie, Laufzeitenden je Quartal und Akten ohne verantwortliche Person; jede Tabelle lässt sich als CSV laden.